CONDITIONS PARTICULIERES DE VENTE de 
L’OFFICE de TOURISME du PAYS du VAL D’ADOUR
NOM de MARQUE de la Destination : Cœur Sud-Ouest, Marciac, Madiran, St Mont

Article 1 –Dispositions générales

1-1 Conformément à la loi du 22 juillet 2009, les organismes locaux de tourisme bénéficiant du soutien de l'Etat, des collectivités territoriales ou de leurs groupements peuvent se livrer ou apporter leur concours, dans l'intérêt général, à l'organisation ou la vente de voyages ou de séjours individuels ou collectifs, de services pouvant être fournis à l'occasion de voyages ou de séjours, notamment la délivrance de titres de transport, la réservation de chambres dans des établissements hôteliers ou dans des locaux d'hébergement touristique et la délivrance de bons d'hébergement ou de restauration, de services liés à l'accueil touristique, notamment l'organisation de visites de musées ou de monuments historiques, de forfaits touristiques, ainsi qu'à l'organisation et à l'accueil de foires, salons et congrès ou de manifestations apparentées dès lors que ces opérations incluent tout ou partie des prestations citées, dès lors que celles-ci permettent de faciliter l'accueil ou d'améliorer les conditions de séjour des touristes dans leur zone géographique d'intervention. Les Offices de Tourisme sont des organismes locaux de tourisme, mis à la disposition des prestataires et qui ont passé, avec eux, une convention de mandat.

1-2 Les présentes conditions particulières de vente sont valables à compter du 01er octobre 2018 et sont applicables en sus du code général du tourisme.

1-3 Sont également applicables à l’offre et à la fourniture des prestations, selon des modalités identiques aux présentes conditions générales, les conditions spécifiques des partenaires indiquées sur le descriptif de la prestation et sur la confirmation de réservation. L’acte d’achat et/ou de réservation signifie l’acceptation des conditions spécifiques des partenaires.

1-4 Le fait que l’Office de Tourisme du Pays Val d’Adour ne se prévale pas, à un moment donné, d'une des dispositions des Conditions Générales ne pourra être interprété comme valant renonciation par elle-même à se prévaloir ultérieurement de l'une de ces dispositions

1-5 Dans le cas où l'une des dispositions des Conditions générales de vente serait déclarée nulle ou sans effet, cette disposition serait réputée non écrite, sans que cela n'affecte la validité des autres dispositions, sauf si la disposition déclarée nulle ou sans effet était essentielle et déterminante.

1-6 Sont également applicables à l’offre et à la fourniture des prestations, selon des modalités identiques aux présentes Conditions Générales, les conditions spécifiques des Partenaires indiquées sur le descriptif de la prestation et sur la confirmation de réservation. L’acte d’achat et/ou de réservation signifie l’acceptation des conditions spécifiques des partenaires.

Article 2 - Formation du contrat

2-1 Il est rappelé que toute commande de l’une ou plusieurs des prestations offertes par l’Office de Tourisme suppose l'adhésion sans restriction ni réserve du client aux présentes conditions générales et  particulières de vente, lesquelles sont visibles et consultables annexées au contrat ou sur les pages du site internet www.coeursudouest-tourisme.com

2-2 Réservation
Toute réservation est ferme et définitive sauf exercice du droit de rétractation prévu à l’article 2-4, ou annulation dans les conditions prévues à l’article 8 des présentes Conditions générales de vente.

2-3 Confirmation écrite
L’Office de Tourisme du Pays Val d’Adour s’engage à confirmer au client, par écrit électronique ou à défaut par écrit papier, au plus tard avant le début des prestations commandées, la teneur des prestations commandées ainsi que les conditions générales de vente et les modalités d’exercice du droit de rétractation dont il bénéficie, l’adresse à laquelle il peut présenter ses réclamations et les conditions relatives aux garanties commerciales dont il bénéficie.

2-4 Faculté de rétractation en fonction de la nature de la prestation

En fonction du type de prestation commandée, le client bénéficie ou non d’une faculté de rétractation :

Conformément aux dispositions de l’article L.121-20 du Code de la consommation, le client dispose d’un délai de 7 jours francs à compter de la date à laquelle le contrat sera ferme et définitif afin d’exercer son droit de rétractation, par courrier ou e-mail adressé à l’Office de Tourisme :Office de Tourisme du Pays Val d’Adour – 21, place de l’hôtel de ville  - 32230 MARCIAC - Tel : 05.62.08.26.60– E-mail : sejour@coeursudouest-tourisme.com //
Responsable du service : Murielle Datola Tel : 06 19 82 87 42

En exécution de ce droit de rétractation, le client pourra annuler les prestations commandées sans aucune pénalité. En cas d’exercice du droit de rétractation, l’Office de Tourisme s’engage à rembourser le client dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 30 jours suivant la date à laquelle il aura exercé son droit de rétraction, ledit délai courant à compter de la date de réception du courrier ou du courriel d e   r é t r a c t a t i o n.   Attention, il n’y a pas de droit de rétractation pour le client qui commande une prestation d’hébergement ou de transport, par application combinée des articles L121-20-4 al.2 et L121-18 du code de la consommation.

2-5  L’Office de Tourisme s’engage   à confirmer au   client, par écrit électronique ou à défaut papier, au plus tard avant le début des prestations commandées, la teneur des prestations commandées, ainsi que les conditions générales de vente.

Article 3 - Prix

3-1  Sauf mention contraire figurant sur le Site internet, les prix figurant sur le Site de l’Office du Tourisme du Pays Val d’Adour sont affichés en Euros, TVA comprise. Des taxes locales additionnelles payables sur place peuvent être imposées par les autorités locales (taxe touristique, taxe de séjour) et sont à la charge du client.

L’Office de Tourisme du Pays du Val d’Adour se réserve le droit de modifier à tout moment le prix de ses prestations et en accord avec le prestataire.

3-2  Réservations In Situ. Pour les réservations effectuées au comptoir d’accueil de l’Office de Tourisme, le prix correspond aux prestations stipulées et telles que celles-ci y sont décrites sur les documents fournis au comptoir. Le règlement des prestations achetées au comptoir s’effectue soit en espèces, soit par chèque (sur une banque française uniquement), soit par carte bancaire (Visa ou Mastercard).

3-3 Le paiement des prestations commandées peut s'effectuer par virement bancaire, par chèque à l'ordre de l'Office de Tourisme du pays Val d’Adour ou par CB.

Article 4- Conditions de réalisation des prestations

La durée de chaque prestation est celle stipulée au comptoir de l’Office de Tourisme et exprimée sur le Site internet. Le client ne pourra, en aucune circonstance, se prévaloir d’un quelconque droit au maintien dans les lieux à l’issue de la prestation. Pour la bonne réalisation de certaines prestations, le client doit se présenter le jour précisé et aux heures mentionnées ou contacter directement le prestataire.

4-1 Dispositions particulières selon les prestations commandées

Hébergement sec : Dans le cas d’une réservation d’un hébergement, il est vivement conseillé au client de prévenir directement le prestataire de son heure d’arrivée. Le client doit se référer aux heures d’ouverture de l’établissement
réservé. Enfin, certains établissements ne disposent pas d’accueil de nuit, merci dans ces cas-là, de contacter en direct l’établissement. Si exceptionnellement (erreur de réservation ou accident imprévu dans la chambre), la ou les chambres retenues n’étaient plus disponibles au moment de l’arrivée du client, le prestataire doit, sans aucun frais supplémentaires pour ledit client : lui procurer une ou plusieurs chambres en nombre équivalent à la réservation, dans un autre établissement de classe égale ou supérieure, à un prix égal ou inférieur au prix de la ou les chambres réservées ; lui proposer une solution de transport jusqu’à cet établissement et lui rembourser s’il le souhaite le prix d’une communication téléphonique entre cet établissement et sa famille ou son bureau.
Produits touristiques, transports et Package / Forfait touristiques : Les horaires indiqués sont à respecter afin de garantir le bon déroulement de la prestation. En cas de retard et sans manifestation de la part du client au sujet de son heure d’arrivée, la réservation est garantie selon le bon vouloir du prestataire. En cas d’obligation par le prestataire de ne pas attendre les clients retardataires, un report d’activité sera proposé au client. Si aucune date de substitution ne peut être trouvée, seul le client est responsable de son retard et une pénalité de 100% du montant de la prestation sera facturée. Il peut advenir que certaines activités proposées par les Prestataires et indiquées dans le descriptif figurant sur le Site, soient supprimées notamment pour des raisons climatiques, en cas de force majeure, de séjour hors saison touristique, ou lorsque le nombre de participants requis pour la réalisation de l’activité n’est pas atteint. L'annulation d'une quelconque activité pour un cas de force majeure ou en raison du comportement d'un tiers au contrat ne saurait en tout état de cause entraîner un quelconque dédommagement au profit du client par l’Office de Tourisme.

Visites Guidées de l’Office de Tourisme du Pays Val d’Adour : Les horaires indiqués sont à respecter afin de garantir le bon déroulement de la prestation. En cas de retard, le temps de retard est déduit du temps de la prestation. Le lieu de rendez-vous est indiqué dans la fiche de confirmation des visites guidées. En cas de fermeture imprévue, l’Office de Tourisme ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable de la non-réalisation d’une visite, cette fermeture imprévue étant considérée comme un cas fortuit. Dans le cas d’une annulation du fait de l’Office de Tourisme, lorsqu’avant le début de la prestation l’Office de Tourisme annule une de ses visites guidées, il doit en informer le client par tous les moyens. Le client, sans préjuger des recours en réparation des dommages éventuellement subis, sera remboursé et sans pénalité des sommes versées. Ces dispositions ne s’appliquent pas lorsqu’il est conclu un accord amiable ayant pour objet l’acceptation par le client d’une autre visite guidée proposée par l’Office de Tourisme.

Article 5 – Suppléments et modifications par le client

Toute prestation non prévue dans le forfait doit être réglée sur place. Le client ne peut, sauf accord préalable de l’Office de Tourisme, modifier le déroulement de son séjour. Les frais de modifications non acceptées restent entièrement à la charge du client. En cas de non-utilisation, les bons d’échanges ne seront pas remboursés.

Article 6 – Cession du contrat par le client
Le client peut céder son contrat à un cessionnaire qui remplit les mêmes conditions que lui pour effectuer la prestation. Dans ce cas le client est tenu d’informer l’Office de Tourisme de sa décision par courriel, au plus tard 7 jours a  v  a  n  t    le début de la prestation.

La cession du contrat doit s’effectuer à prix coûtant. Le cédant et le cessionnaire sont responsables solidairement vis-à-vis du vendeur, du paiement du solde du prix ainsi que des frais supplémentaires éventuels occasionnés par cette cession.

Article 7 - Modification par l’Office de Tourisme d’un élément substantiel du contrat

Lorsqu’avant la date prévue du début de la prestation, l’Office de Tourisme se trouve contraint d’apporter une modification à l’un des éléments essentiels du contrat, le client peut, sans préjuger des recours en réparation pour dommages éventuellement subis, et après en avoir été informé par l’Office de Tourisme par tous moyens :

Soit résilier son contrat et obtenir, sans pénalités, le remboursement immédiat des sommes versées.

Soit accepter la modification ou la     substitution de prestations proposée par l’Office de Tourisme, un a v e n a n t   au contrat précisant les modifications apportées étant alors signé par les parties. Si la prestation de substitution est moins chère que la prestation commandée, le trop-perçu sera restitué au client avant le début de la prestation.

Article 8 – Annulation du fait du client

• Toute notification d’annulation doit être faite par mail ou par courrier auprès de : Office de Tourisme du Pays Val d’Adour – 21, place de l’hôtel de ville – 32230 MARCIAC, le cachet de la poste faisant foi. Dans tous les cas, l’Office de Tourisme du Pays Val d’Adour retiendra des frais de  pénalités calculés sur le prix total du séjour et variant en fonction de la date d’annulation, selon les conditions ci-après.

En cas de non-présentation, il ne sera procédé aucun remboursement.

8-1 Toute prestation non prévue dans le forfait doit être réglée sur place. Le client ne peut, sauf accord préalable de l’Office de Tourisme, modifier le déroulement de son séjour. Les frais de modifications seront e nt i è r e m e n t   à la charge du client. En cas de non- utilisation, les bons d’échanges ne seront pas remboursés.

8-2 Il est rappelé au client, conformément à l’article L. 121-20-4 du code de la consommation, qu’il ne dispose pas du droit de rétractation. Celui-ci n’est pas applicable aux prestations touristiques.
8-3 Pour les réservations de visites guidées, billets, produits, services touristiques

Frais d’annulation généraux communiqués au client souscripteur du contrat séjour  

Pénalités calculées sur le prix net du dossier

Plus de 21 jours avant la date d’arrivée : pas de frais d’annulation

Entre le 20ème et le 8ème jour avant la date d’arrivée : 30% ou selon les cas montant de l’acompte

Après le 8ème jour avant la date d’arrivée : 100%

En cas de non-présentation, il ne sera procédé à aucun remboursement

Frais d’annulation spécifiques :
Pour les entrées sur les sites touristiques, les billets sont valables pour la date de la réservation. Ils ne sont ni échangeables ni remboursables. Pour les visites guidées organisées par l’Office de Tourisme : elles ne sont ni remboursables, ni échangeables.

Pour les concerts/musées/spectacles/excursions, les billets ne sont ni repris, ni échangés, sauf annulation de la manifestation.

Pour toutes inscriptions et réservations dans le cadre d’une programmation organisée et mise en place par l’Office de Tourisme lui-même, de type :
• Programmation des journées oenotouristiques en Cœur Sud-Ouest
• Madi’Rando
• Rando patrimoine
• Fascinant Week-ends
Il est précisé ici qu’aucune réservation n’est possible sans le versement de 100% du prix de la prestation dans son ensemble ou selon les cas par produit. Il ne peut donc y avoir d’option de réservation sans versement du solde.
Pour toutes inscriptions et réservations dans le cadre d’une activité comportant un repas (déjeuner, soirée, pique-nique, déjeuner champêtre, déjeuner de vignerons…etc.) les inscriptions s’entendent fermes, définitives et non remboursable ou échangeables à partir de 7 jours avant la date de consommation, sauf annulation de la prestation elle-même.
Pour toutes inscriptions et réservations dans le cadre d’une activité de plein air (randonnées, …), les inscriptions s’entendent fermes, définitives et non remboursable ou échangeables à partir de 7 jours avant la date de consommation, sauf annulation de la prestation elle-même de la part de l’office de tourisme.

En cas de non-présentation, il ne sera procédé à aucun remboursement.

Article 9 – Annulation du fait de l’Office de Tourisme

Lorsqu’avant le début de la prestation, l’Office de Tourisme annule la prestation, il doit en informer le client par écrit. Le client, sans préjuger des recours en réparation des dommages éventuellement subis, sera remboursé immédiatement et sans pénalité des sommes versées. Toute annulation pour raisons exceptionnelle et inévitables le jour de la prestation ou dans un délai très réduit avant la prestation, fera l’objet d’une communication dans l’urgence par téléphone, sms ou/et mail ; Une date de report sera communiquée au client. Dans le cas où aucun accord de report n’aurait pu être trouvé, le client pourra prétendre sur demande à un remboursement intégral ainsi qu’à une indemnisation forfaitaire correspondante aux conditions de vente applicables et définie en article 8.

Article 10 – Responsabilité

10-1 L’Office de Tourisme qui offre à un client des prestations est l’unique interlocuteur de ce client et répond devant lui de    l’exécution des prestations commandées et des obligations découlant des présentes conditions de vente.

10-2 Les programmes de l’Office de Tourisme dépendent des jours et heures d’ouverture des différents monuments, musées et établissements. En cas de fermeture imprévue, l’Office de Tourisme ne pourra, en aucun cas, être tenu pour responsable pour la non-réalisation d’un programme qui n’est pas dû à son propre fait.

10-3 L’Office de Tourisme ne peut être tenu pour responsable de l’inexécution totale ou partielle des prestations commandées ou du non-respect total ou partiel des obligations stipulées dans les présentes conditions générales de vente, en présence de cas fortuits, de cas de force majeure, de mauvaise exécution ou de fautes commises par le client, ou de faits imprévisibles et insurmontables d’un tiers étranger à la fourniture des prestations.

10-4 En aucun cas, l’Office de Tourisme ne saurait voir sa responsabilité engagée en cas d’utilisation de ces contrats par des tiers ou à des fins autres que touristiques.

Article 11 - Force majeure

11-1 On entend par force majeure tout événement extérieur aux parties présentant un caractère à la fois imprévisible et insurmontable qui empêche soit le client, soit les voyageurs, soit l'agence ou les prestataires de services impliqués dans la réalisation du voyage, de l’exécution d’une ou de prestation(s), d'exécuter tout ou partie des obligations prévues par le contrat. Il en sera notamment ainsi en matière de grève des moyens de transport, de manifestations, du personnel hôtelier, de conditions climatiques (intempéries, tempêtes...), des conditions hydrologiques (crues, inondations...), fermeture d’établissements, et géographiques.

11-2 La survenance d’un cas de force majeure suspend les obligations des présentes affectées par ce dernier et exonère de toute responsabilité la partie qui aurait dû exécuter l'obligation ainsi affectée. Le prestataire se réserve le droit d’annuler toute réservation en cas de force majeure et d’en modifier la date. Si le prestataire se trouve dans l’obligation d’annuler la prestation avant que le client ait pu commencer l’activité, un report de l’activité lui sera proposé.

Article 12 – Données Personnelles

12-1 Sauf opposition de la part du client, si celui-ci a effectué une réservation via nos services, l’Office de Tourisme est notamment susceptible de lui adresser par courrier électronique sa newsletter (lettre d’information), des offres promotionnelles, un questionnaire de satisfaction suite à son séjour.

12-2 Le client dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui le concernent. Pour l’exercer, il lui suffit de s’adresser à l’Office de Tourisme du Pays Val d’Adour – 21, place de l’hôtel de ville – 32230 MARCIAC ou par courriel à : sejour@coeursudouest-tourisme.com

Article 13 – Assurances – Garanties

L’Office de Tourisme a souscrit une assurance responsabilité civile organisateur de voyage auprès de Groupama D’oc – 13, Bd de la République à RODEZ (12005) sous le numéro de contrat : 41436769, afin de couvrir les conséquences de la responsabilité civile professionnelle qu’il pourrait encourir en sa qualité d’organisme local de tourisme autorisé à commercialiser des produits.

Article 14 – Réclamation - Litiges

Toute réclamation relative à une réservation effectuée par nos soins doit être adressée par écrit à l'Office de Tourisme, dans les 48h suivant la date de réalisation de la prestation, à l’adresse suivante : Office de Tourisme du Pays Val d’Adour – 21, place de l’hôtel de ville – 32230 MARCIAC ou par courriel à : sejour@coeursudouest-tourisme.com.Une fiche de réclamation/suggestion peut également être remplie au comptoir de l’Office de Tourisme. A défaut, aucune réclamation ne sera admise par l’Office de Tourisme.

Article 15– Conditions particulières au forfait « Randonnée guidée »

Capacité physique : l'office de tourisme Cœur Sud-Ouest propose ces circuits rando avec l’accompagnement et le guidage d'une personne titulaire du brevet d’accompagnateur Fédération française de randonnée. Son accompagnement se fait à titre bénévole. Les circuits sont généralement de 10 à 13 km en deux temps, à la fois sportif et écologique de pleine nature. Ils peuvent présenter des risques de tout ordre (état des chemins et/ou des PR ou des routes, obstacles, sécurité). Avant la réservation, le participant doit s’assurer qu’il assume ces risques éventuels et que sa condition physique est adaptée à ce type de séjour. Le parcours pouvant nécessiter en fonction des personnes, une bonne endurance physique et certaines aptitudes techniques. L'office de tourisme Cœur Sud-Ouest ne saurait être tenu pour responsable en cas d’insuffisance physique révélée du client notamment au cours du circuit et ce quelle que soit sa durée. Une personne qui déciderait d'interrompre son circuit randonnée pour mauvaise appréhension de cette particularité ne saurait être justifié pour autant d'en demander le remboursement.
Paiement : ce séjour implique un règlement du solde le jour de la souscription notamment par rapport à l’inscription à la formule proposée de repas. Cette inscription devient non annulable à moins 7 jours de la prestation.